Biaya perjalanan merupakan pengurang favorit banyak klien, karena mereka senang bepergian dan terutama menikmatinya ketika IRS mensubsidi bagian dari biaya tersebut. Namun, untuk mengurangi biaya perjalanan, Anda harus menunjukkan bahwa pengeluaran itu memiliki tujuan bisnis dan biasa serta diperlukan untuk bisnis.

Biaya perjalanan yang memiliki tujuan bisnis meliputi:

– Bertemu pelanggan / prospek / vendor yang berada di lokasi yang berbeda;
– Mencari properti investasi;
– Pertemuan dengan mitra bisnis, baik saat ini dan prospektif; dan
– Mengadakan rapat pemegang saham tahunan (biasanya diadakan bersamaan dengan rapat dewan tahunan).

Ungkapan “biasa dan perlu” secara umum didefinisikan berarti, “dalam kegiatan bisnis biasa” dan bahwa “pengeluaran akan berkontribusi pada keberhasilan bisnis.”

Jika wajib pajak melakukan

memilih paket umroh ke suatu tujuan dan sementara di tujuan tersebut melakukan kegiatan bisnis dan pribadi, biaya perjalanan ke dan dari tujuan hanya dapat dikurangkan jika perjalanan tersebut terutama terkait dengan perdagangan atau bisnis wajib pajak.

Jika perjalanan terutama bersifat pribadi, biaya perjalanan ke dan dari tujuan tidak dapat dikurangkan meskipun wajib pajak terlibat dalam kegiatan bisnis saat berada di tujuan tersebut. Pengeluaran sementara di tujuan yang berhubungan langsung dengan perdagangan atau bisnis wajib pajak dikurangkan walaupun biaya perjalanan ke dan dari tujuan tidak dikurangkan.

Apakah perjalanan terkait terutama dengan bisnis atau bersifat pribadi tergantung pada fakta dan keadaan dalam setiap kasus. Jumlah waktu selama periode perjalanan yang dihabiskan untuk aktivitas pribadi dibandingkan dengan jumlah waktu yang dihabiskan untuk bisnis adalah faktor penting dalam menentukan pengurangan biaya perjalanan. Secara umum, jika bisnis dilakukan lebih dari 50% dari waktu dalam delapan jam hari kerja, biaya perjalanan dapat dikurangkan.

Biaya perjalanan yang dikeluarkan atas nama pasangan, tanggungan, atau orang lain yang menyertai wajib pajak tidak dapat dikurangkan. Namun, jika pasangan, tanggungan, atau individu lain adalah pegawai wajib pajak atau ada tujuan bisnis yang bonafid, maka biaya perjalanan dapat dikurangkan.

Biaya perjalanan yang melibatkan kapal pesiar biasanya tidak dapat dikurangkan. Namun, mereka dapat dikurangkan jika Anda menghadiri konvensi di kapal pesiar dan Anda dapat menunjukkan bahwa kehadiran bermanfaat bagi perdagangan atau bisnis Anda. Tidak ada pengurangan untuk biaya kapal pesiar yang diizinkan untuk pertemuan terkait dengan investasi pribadi, tujuan politik atau tujuan lain.

Ada batasan tambahan terkait perjalanan kapal pesiar. Misalnya, ada batasan $ 2.000 per tahun untuk konvensi pesiar dan Anda harus melampirkan pernyataan tertulis pada SPT yang menyertakan fakta tertentu tentang konvensi tersebut.

Biasanya, pengeluaran memerlukan dokumentasi sederhana seperti tanda terima. Namun, biaya perjalanan memerlukan dokumentasi tambahan. Jika IRS menemukan pembayar pajak tidak memiliki dokumentasi yang memadai, biaya tidak akan dapat dikurangkan. Wajib pajak harus mendokumentasikan jumlah, waktu, tempat, dan tujuan bisnis dari biaya perjalanan.

Dokumentasi yang memadai tentang pengeluaran bisnis termasuk tanda terima, cek atau tagihan yang dibatalkan. Meskipun log kontemporer tidak diperlukan, kami biasanya menyarankan agar klien kami tetap membuat rencana perjalanan bisnis yang mencantumkan semua kegiatan bisnis sebagai dokumentasi dari biaya perjalanan. Log harus mencantumkan semua elemen pengeluaran (misalnya, jumlah, waktu, tempat dan tujuan) karena ini memiliki kredibilitas tinggi dengan IRS. Bukti dokumenter, seperti kwitansi atau tagihan yang dibayarkan, umumnya tidak diperlukan untuk pengeluaran yang kurang dari $ 75. Namun, IRS telah memutuskan bahwa semua biaya penginapan harus didokumentasikan.

Wajib pajak dapat memotong tunjangan standar seperti yang ditetapkan oleh pemerintah federal. Ini disebut deduksi per diem. Sebagai pengganti penerimaan, wajib pajak akan mengurangi tarif per diem. Pengurangan biaya perjalanan Per Diem tidak diizinkan untuk pemilik.

Kabar baik bagi mereka yang benci melacak semua kwitansi sial saat bepergian. IRS akan memungkinkan Anda mengurangi makanan dan biaya tak terduga untuk perjalanan jauh dari rumah bahkan tanpa tanda terima. Ini adalah program Per Diem Allowance mereka.

Cara kerjanya adalah bahwa IRS memiliki meja yang menunjukkan jumlah pengurangan yang dapat Anda ambil setiap hari untuk makanan dan biaya tak terduga saat bepergian jauh dari rumah. Jika Anda memilih untuk menggunakan flat ini, per jumlah diem, Anda tidak perlu melacak tanda terima untuk pengeluaran ini. Jika Anda bukan pemilik dalam bisnis ini, Anda bahkan dapat menggunakan metode per diem untuk perjalanan dan penginapan. Pemilik hanya dapat menggunakan metode per diem untuk makan dan biaya tak terduga.

Tentu saja, tunjangan per diem, seperti potongan untuk pengeluaran aktual, dapat digunakan hanya jika waktu, tempat, dan tujuan bisnis perjalanan didukung oleh catatan yang memadai atau bukti lainnya.

IRS telah mengeluarkan tarif per diem berdasarkan perjalanan Continental Amerika Serikat (“CONUS”) dan perjalanan luar negeri. Tarif CONUS per diem baru berlaku efektif pada 1 Oktober setiap tahun, dan tetap berlaku hingga 30 September tahun berikutnya.

Jika pengeluaran karyawan dibuktikan dengan menggunakan jumlah per diem, dan penggantian melebihi tingkat federal yang relevan untuk jenis tunjangan itu, maka karyawan diharuskan untuk memasukkan kelebihan dalam

travel umroh medan pendapatan kotor. Bagian yang berlebih harus dilaporkan pada W-2 karyawan dan dikenakan pemotongan. Namun, selama jumlah penggantian tidak melebihi tarif federal yang relevan, maka jumlah tersebut tidak dikenakan pajak kepada karyawan!

Aturan teknis lainnya berlaku untuk menggunakan tarif per diem. Pastikan untuk bekerja dengan CPA Anda untuk memastikan Anda mengikuti semua aturan teknis sebelum menggunakan metode per diem untuk mendokumentasikan biaya perjalanan.