1. Lakukan Pekerjaan Rumahan Anda: Pastikan Anda sepenuhnya menyadari fungsi perangkat yang ada. Mesin fotokopi yang relatif baru sering kali menyertakan pemindaian, pencetakan, serta faks dan dapat juga terhubung ke internet. Jadi, mesin fotokopi Anda yang ada mungkin melakukan lebih dari yang Anda pikirkan, dan akan mudah untuk mengetahui apakah Anda akan dapat menyelamatkan, setelah Anda benar-benar au faitdengan kemampuannya. Jika mesin fotokopi Anda tidak memiliki semua atribut itu, jika Anda membeli lagi, mungkin lebih hemat biaya dan juga hemat energi bagi Anda untuk memilih perangkat multifungsi. Bila digunakan dengan benar,  7 poin untuk membeli mesin fotokopi printer multifungsi (MFP) dapat menghemat jumlah salinan dan cetakan yang dibuat perusahaan Anda dan akan sering lebih murah dalam hal keuangan dan konsumsi energi daripada jika Anda menjalankan beberapa perangkat fungsi tunggal secara terpisah.

2. Buat Semua Orang Sadar: Sungguh menakjubkan betapa cepat orang masuk ke kebiasaan buruk. Memastikan bahwa semua orang di tempat kerja hanya menggunakan printer dan mesin fotokopi Anda saat diperlukan memang sangat penting. Bahkan pada pandangan pertama di sekitar sebagian besar perusahaan, Anda akan menemukan lebih banyak kertas terbuang sia-sia daripada yang diperlukan, seringkali hanya karena orang telah membentuk kebiasaan buruk. Misalnya, salinan dokumen dapat dibuat ketika bisa dengan mudah dipindai dan diemail ke rekan-rekan. Melibatkan staf Anda untuk berpikir kapan pun kertas dikonsumsi sangat penting dan dapat membuat perbedaan besar baik dalam hal energi dan biaya keuangan.

3. Mematikan Mesin Fotokopi: Semua orang di kantor harus memastikan bahwa semua mesin fotokopi dan mesin tidak penting lainnya dimatikan sebelum meninggalkan kantor. Sejumlah mesin fotokopi secara otomatis beralih ke mode siaga, sehingga energi dapat dihemat dengan cara ini bahkan selama hari kerja, berpotensi mengurangi tagihan energi Anda secara signifikan juga. Masuk akal juga untuk mendelegasikan tanggung jawab ini juga, sehingga seseorang pada akhirnya bertanggung jawab jika mesin ditemukan dibiarkan dalam semalam.

4. Gunakan Dupleks … Default: Pilih fungsi dupleks jual mesin fotocopy jambi untuk pencetakan dua sisi. Ini sebenarnya harus diatur ke default, yang akan sangat mengurangi jumlah kertas yang dikonsumsi dan juga menurunkan biaya kantor Anda.

5. Hanya Gunakan Yang Anda Butuhkan: Selalu memilih mesin fotokopi / printer yang cukup baik untuk pekerjaan itu. Misalnya, jangan menyalin atau mencetak dengan MFD kertas warna / gloss yang jauh lebih besar ketika mesin kertas matte yang lebih kecil, lebih sederhana dan lebih hitam sudah cukup.

6. Periksa Tampilan Sebelum Anda Mencetak: Selalu periksa tampilan grafik dengan hati-hati dan hanya tekan tombol hijau jika Anda yakin akan hasilnya. Bahkan, ada baiknya membiasakan diri Anda dengan menu on-board mesin sebelum Anda benar-benar membutuhkan salinan. Dengan cara ini, Anda tidak terburu-buru untuk menemukan fungsi yang Anda butuhkan atau berisiko membuat salinan yang tidak perlu dengan panik.

7. Kenali Penangan Dokumen Anda: Ini mungkin terdengar dasar, tetapi ketika menempatkan dokumen Anda di penangan dokumen, pastikan itu adalah cara yang benar. Anda akan selalu tahu, seperti di suatu tempat dalam pandangan dekat, akan menjadi gambar lega dari dokumen khas, jelas menunjukkan sisi mana yang harus menghadap ke atas dan yang ke bawah.

8. Kredensial Energi: Saat membeli mesin fotokopi, printer, pemindai printer multifungsi (MFP), pastikan untuk memeriksa kredensial lingkungan produk Anda. Berbagai organisasi, seperti Energy Star, yang berbasis di AS, menetapkan kriteria yang sangat spesifik dan ketat, untuk memastikan hanya mesin yang paling efisien yang berlogo. Pada suatu waktu, tidak lebih dari lima puluh persen produk di pasar alat tertentu harus memiliki akreditasi Energy Star, sehingga Anda dapat percaya diri, baik bahwa standarnya tinggi dan terus meningkat.

9. Konsultasikan dengan Spesialis Manajemen Dokumen: Seluruh industri telah tumbuh di sekitar mesin fotokopi, pemindai dan printer multifungsi, menawarkan solusi manajemen dokumen yang hemat biaya dan seefisien mungkin energi. Paket perangkat lunak tersedia yang memantau penggunaan staf print / copy, sehingga Anda dapat menentukan di mana di perusahaan Anda, sumber daya dan energi mungkin terbuang. Aplikasi lain memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi mesin fotokopi dan MFP agar bekerja dengan cara yang paling efisien, sehingga mesin tidak salah penempatan atau disalahgunakan.

10. Daur Ulang: Salah satu cara terbaik bagi tempat kerja untuk membatasi dampak lingkungannya dan menghemat energi adalah dengan mendaur ulang. Menyediakan pengaturan pembuangan kertas limbah yang sederhana dan mudah membuat daur ulang kertas bekas yang tidak diinginkan menjadi cepat dan mudah. Sebagai aturan umum, simpan tempat sampah kertas besar tepat di dekat mesin fotokopi Anda – besar agar mereka tidak mengisi begitu cepat dan dekat, sehingga daya tarik tempat sampah umum terdekat tidak pernah sekuat itu. Dan pastikan perusahaan Anda membuang barang habis pakai lainnya dengan cara yang benar. Sebagian besar produsen kartrid printer akan memberikan instruksi pembuangan, yang biasanya melibatkan pengemasan ulang dan pelabelan sederhana untuk dikirim pergi untuk didaur ulang. Dengan cara ini dampak lingkungan dan energi dari penyalinan Anda dijaga agar tetap minimum.